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内容証明郵便の作成から発送までの手順

内容証明

内容証明郵便は、普通郵便とは異なる特殊な方式の郵便です。
書式や発送方法について細かな指定があり、どのように作成すればいいのか、わかりにくいです。

この記事では、内容証明郵便の作成から発送までの手順について説明します。

用紙を準備する

内容証明郵便の用紙は、どのような用紙でもよく、制限はありません。

市販の内容証明書用紙や、原稿用紙、便せん、コピー用紙で構いません。

市販の内容証明用紙は、Amazonや楽天などで販売されているので、簡単に購入できます。

なお、内容証明郵便は、あくまで手紙の一種です。
文書以外の物(図面や返信用封筒等)を同封することはできません。
また、為替証書や小切手等の有価証券も同封できません。

手紙を書く

内容証明郵便として送付する手紙を書く際には、細かなルールがあります。

方式について

手書き、ワープロ・パソコン、どちらによる作成でも構いません。
手書きの場合、ボールペンなどの消せないインクで書きます。

通数について

手紙は、同じ内容のものを、3通作成する必要があります。
差出人の保管用・受取人への送付用・郵便局の保管用として、それぞれ1通ずつです。

手書きの場合、1通を書いて、それをコピーして、残りの2通を作成しても構いません。

使用できる文字

1.仮名(ひらがな・カタカナ)
2.漢字
3.数字
4.英字(固有名詞に限ります)※氏名・会社名・地名・商品名など
5.括弧
6.句読点
7.その他一般に記号として使用されるもの

字数制限について

手紙の本文について、字数制限はありません。
何枚にわたって書いても構いません。

もっとも、受取人の誤読や誤解を予防するために、わかりやすく、簡潔に書くことが大事です。
また、枚数が増えるにつれ、料金が加算されるので、簡潔にまとめるほうが無難です。

用紙1枚あたりの字数制限があります。
縦書きの場合は、次の制限内で書きます。
1行20字以内・1枚26行以内
横書きの場合は、次の3通りのいずれかの制限内で統一して書きます。
1行20字以内・1枚26行以内
1行13字以内・1枚40行以内
1行26字以内・1枚20行以内

市販の内容証明書用紙は、1行20字以内・1枚26行以内の様式です。

Wordなどのワープロソフトで書式を設定して作成しても構いません。
ただし、ソフトの設定によっては、句読点が行頭に配置されないように、行の字数が調整されたりすることがあるので、行の字数制限に注意してください。

文字の数え方

1枚あたりの字数制限を考慮するにあたって、文字の数え方は次のとおりです。
こうした細かいルールに振り回されないようにするためにも、手紙の本文は、装飾を控えて、簡潔に書いたほうが無難です。

記号について

記号は1個1字です。

ただし、カッコは全体で1字です。 
例:「」で1字、()で1字

カッコが行をまたぐ場合は、先のカッコが入っている行の字数に算入します。

文字の囲みについて

文字や数字を囲んである枠は、1字です。
例:①   
※1と〇の2字として数えます。

ただし、文中の序列を示す記号として使用されているものは、全体として1字です。
例:①手紙②封筒  
※①を1文字、手紙を2字、②を1文字、封筒を2字として、計6字です。

傍点や下線について

文字や記号に付した傍点や下線等は、傍点や下線等を含めた全体を1字として計算します。
例:あいうえお
※あいうえおを5文字、下線は全体に含むので、0文字として、計5文字です。

訂正について

訂正・挿入・削除をするときは、その字数及び箇所を、欄外または末尾の余白に記載して、差出人が押印します。

例 3行目2字削除2字挿入 押印

訂正・削除は2本線です。訂正・削除した文字は、読めるように残しておきます。

手紙が2枚以上にわたる場合

枚数が2枚にわたるときは、ステープラー(ホッチキス)などで、つづります。
そのつづり目に、1枚目と2枚目にまたがるように、差出人が押印します。

3枚、4枚と、複数枚にわたる場合は、そのすべてのつづり目に、同様に押印します。

つづり目に押印する印鑑は、封筒に記載する差出人の印鑑と同じものにします。

手紙に住所氏名を書く、押印する

手紙の差出人の住所氏名を、手紙の末尾余白に付記します。
氏名の後に、押印します。

なお、内容証明郵便の方式として、氏名に押印することは必須ではありません。
しかしながら、確かに差出人本人が書いたことを証するために、押印することが一般的です。

また、受取人の住所氏名も、手紙の余白部分に付記します。

封筒を準備する

内容証明郵便は、専用の封筒はありません。市販の封筒で構いません。

封筒には、差出人と、受取人の住所氏名を書きます。
それらの住所氏名は、手紙に書かれているものと同じにします。

封筒は封をせずに、郵便局へ持ち込みます。

郵便局での手続き

郵便局へ、手紙3通と封筒1枚、差出人の印鑑を持っていきます。

郵便局の窓口が、手紙3通が符合することをチェックして、手紙の各通に、差出年月日、その郵便物が内容証明郵便物として差し出された旨、郵便局の名称を記載し、通信日付印を押印します。

受取人へ送付する手紙1通は、郵便局員の立会いのもとで、差出人が封筒に納めて、差出人の印鑑で封印します。

内容証明郵便は、必ず、一般書留とする必要があります。
よって、内容証明郵便は、一般書留として、受取人への到達について証明できます。
ただし、受取人への到達日は、証明できません。
また、受取人本人が受け取ったことは証明できません(受取人の家族などが受け取ったかもしれません)。

内容証明郵便の料金

内容証明の料金は次のとおりです。

内容証明郵便の料金 = 基本料金 + 一般書留の加算料金 + 内容証明の加算料金

基本料金は、普通郵便を出す際などに支払う従量制の料金です。
定形郵便なら25gまで82円、50gまで92円です。

一般書留の加算料金は、430円です。

内容証明の加算料金は次のとおりです。

手紙1枚2枚3枚4枚5枚
料金430円690円950円1,210円1,470円

配達証明を付加する場合、別途310円が必要です。

内容証明郵便の保存期間

郵便局における内容証明郵便の保存期間は5年間です。

内容証明郵便の閲覧請求

内容証明郵便の差出人は、内容証明郵便の保存期間に限り、内容証明郵便を差し出した郵便局で、その郵便物の受領証を提示して、内容証明郵便の閲覧できます。

この閲覧の際に必要となるので、内容証明郵便を差し出した際の受領証は、大切に保管しておいてください。

配達証明について

内容証明郵便は、受取人への到達については証明できますが、到達日については証明できません。

受取人への到達日も証明したい場合は、配達証明をオプションサービスとして付加します。

内容証明郵便を差し出した際に、配達証明をつけ忘れた場合、あとから配達証明をつけることもできます。

この場合、内容証明郵便の発送後1年以内に、差し出した郵便局に、発送時の受領証を提示して、配達証明を請求します。料金は430円となります。

この請求の際に必要となるので、内容証明郵便を差し出した際の受領証は、大切に保管しておいてください。

本人限定受取について

内容証明郵便は、受取人への到達については証明できますが、受取人本人が受け取ったことは証明できません。受取人の家族などが受け取ったかもしれません。

受取人本人が受け取ったことを証明したい場合は、本人限定受取をオプションサービスとして付加します。料金は100円です。

まとめ

内容証明郵便は、作成から発送までの手続きが複雑です。

字数制限や訂正・削除について細かなルールがあります。
枚数によって、料金が加算されます。
このため、手紙を書くにあたっては、簡潔に書くことにしたほうが無難です。

受取人への到達日を証明したい場合は、配達証明をつけます。
受取人本人が受け取ったことを証明したい場合は、本人限定受取をつけます。

なお、内容証明郵便は、代理人による作成・発送も可能です。
手続きを煩雑と感じる場合は、専門家の活用を検討してください。